Wat is een creditfactuur / creditnota?
Een verstuurde factuur mag je niet zomaar aanpassen of weggooien. Klopt er iets niet, of gaat er iets retour? Dan los je dat netjes op met een creditfactuur. In dit artikel leggen we uit wat een creditfactuur (of creditnota) precies is, wanneer je er een maakt, waaraan deze moet voldoen en hoe je de btw verwerkt.
Wat is een creditfactuur precies?
Een creditfactuur is een factuur met een negatief bedrag waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Je gebruikt hem om een fout te herstellen, een retour te verwerken of een korting achteraf te verrekenen. Het bijzondere is dat de oorspronkelijke factuur gewoon blijft bestaan: de creditfactuur corrigeert het bedrag, zodat jouw administratie én die van je klant kloppend blijven.
Je stuurt een creditfactuur dus niet in plaats van de oude factuur, maar ernaast. Samen laten ze precies zien wat er is gebeurd. Dat is niet alleen handig voor jezelf, maar ook noodzakelijk zodra de Belastingdienst je administratie controleert. Zo blijft altijd te herleiden wie wat in rekening heeft gebracht en wat er is teruggedraaid.
Een verstuurde factuur is een officieel document in jouw boekhouding én die van je klant. Aanpassen of verwijderen is niet toegestaan door de Belastingdienst en veroorzaakt bovendien een gat in je factuurnummering. De juiste manier om een fout te herstellen is altijd een creditfactuur.
Creditfactuur, creditnota of negatieve factuur — is er verschil?
In de praktijk zorgen deze termen voor verwarring, omdat ze door elkaar worden gebruikt. Inhoudelijk gaat het echter om hetzelfde document:
- Creditnota is de officiële boekhoudkundige term. Je accountant en je boekhoudpakket gebruiken vrijwel altijd deze benaming.
- Creditfactuur is de spreektaalvariant. Vraagt een klant om een creditfactuur, dan bedoelt hij een creditnota.
- Negatieve factuur beschrijft simpelweg wat je ziet: een factuur met een negatief eindbedrag.
Voor je administratie maakt het niet uit welk woord je hanteert, zolang het document maar voldoet aan de factuureisen van de Belastingdienst. Let wel op het verschil met een nulfactuur: dat is een gewone factuur met een totaalbedrag van € 0, bijvoorbeeld bij een gratis levering. Dat is dus iets heel anders dan een creditfactuur.
Wanneer maak je een creditfactuur?
Een creditfactuur is nodig zodra een al verstuurde factuur gecorrigeerd moet worden. De meest voorkomende situaties zijn:
- Een verkeerd bedrag of een verkeerd btw-tarief op de factuur.
- Een retour van geleverde producten of geretourneerde statiegeldverpakkingen (zoals pallets).
- Een geannuleerde opdracht of een dubbel verzonden factuur.
- Een korting die je achteraf afspreekt, bijvoorbeeld bij een grote afname of vervroegde betaling.
- Een prijsaanpassing omdat de stukprijs of wisselkoers bij facturatie nog niet definitief vaststond.
- Geleverde producten van lagere kwaliteit of met schade, waarna een nieuwe prijs wordt bepaald.
Je kunt een factuur volledig crediteren — bijvoorbeeld bij een annulering — of gedeeltelijk, als slechts een deel van de levering terug moet. In beide gevallen draai je de oorspronkelijke factuur terug in plaats van hem aan te passen.
Waar moet een creditfactuur aan voldoen?
Een creditfactuur is voor de Belastingdienst gewoon een factuur en moet dus aan dezelfde factuureisen voldoen als een normale verkoopfactuur. Concreet vermeld je:
- Je bedrijfsgegevens: naam, adres, btw-identificatienummer en KvK-nummer;
- De naam en het adres van je klant;
- Een eigen, opeenvolgend factuurnummer (in je normale reeks of in een aparte creditreeks);
- De factuurdatum;
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten die je crediteert;
- De bedragen en de btw negatief, met hetzelfde btw-tarief als op de oorspronkelijke factuur;
- Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (nummer en datum), zodat duidelijk is welke factuur je corrigeert.
Niet verplicht, maar wel aan te raden: zet duidelijk bovenaan het woord „creditfactuur” of „creditnota”. Zo ziet je klant in één oogopslag dat hij geld tegoed heeft in plaats van moet betalen.
Hoe verwerk je de btw op een creditfactuur?
De btw op de creditfactuur corrigeert de btw op de oorspronkelijke factuur. Omdat je de bedragen negatief opneemt, verlaagt een creditfactuur zowel je omzet als de af te dragen btw in het tijdvak waarin je hem uitreikt. Je neemt de creditnota dus mee in je reguliere btw-aangifte.
Hierbij zijn er twee situaties:
- Nog geen aangifte gedaan? Dan vallen de btw op de oorspronkelijke factuur en de negatieve btw op de creditfactuur tegen elkaar weg in dezelfde aangifte.
- Al aangifte gedaan en btw afgedragen? Dan verwerk je de negatieve btw in het tijdvak waarin je de creditfactuur verstuurt en vraag je die btw via je aangifte terug.
Rekenvoorbeeld
Stel: je stuurde een factuur van € 1.000 exclusief btw, met 21% btw. Je klant retourneert de helft van de order. Je maakt een creditfactuur voor de helft:
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Oorspronkelijke factuur (excl. btw) | € 1.000,00 |
| Btw 21% op oorspronkelijke factuur | € 210,00 |
| Creditfactuur (excl. btw) | − € 500,00 |
| Btw 21% op creditfactuur | − € 105,00 |
| Per saldo belaste omzet / af te dragen btw | € 500,00 / € 105,00 |
Netto houd je dus € 500 omzet en € 105 af te dragen btw over — precies de helft van de oorspronkelijke levering. Zo blijft je administratie kloppend zonder dat je de originele factuur hebt aangeraakt.
Veelgemaakte fout: een creditfactuur bij een onbetaalde factuur
Een creditfactuur wordt vaak verkeerd ingezet wanneer een klant niet betaalt of dreigt niet te betalen. Dat is niet de bedoeling: een creditfactuur hoort bij een correctie van de prijs of de prestatie, niet bij een klant die simpelweg niet over de brug komt.
Betaalt een klant een terechte factuur niet, dan blijft die factuur gewoon in je omzet staan en draag je de btw af. Wordt de vordering echt oninbaar (bijvoorbeeld bij faillissement), dan vraag je de al afgedragen btw terug via een apart verzoek in je btw-aangifte — niet via een creditnota. Je moet dan wel kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan om te innen, met aanmaningen, een ingebrekestelling of een incassotraject.
Het onderscheid tussen een creditfactuur, een correctie van een te hoog btw-bedrag en een oninbare vordering luistert nauw. Kies je de verkeerde weg, dan loop je btw mis of krijg je later een naheffing. Bij twijfel checken we het samen, zodat je administratie en btw-aangifte kloppen.
Creditfactuur boeken: stap voor stap
- Maak een nieuw document aan en vermeld duidelijk dat het om een creditfactuur gaat.
- Geef het een eigen, opeenvolgend factuurnummer.
- Voeg de verwijzing toe naar de oorspronkelijke factuur: nummer en datum.
- Vul de te crediteren bedragen in als negatief, met hetzelfde btw-tarief als op de originele factuur.
- Verwerk de creditfactuur in je btw-aangifte over het tijdvak waarin je hem verstuurt.
- Heb je terugbetaald of is het bedrag verrekend? Markeer dan zowel de factuur als de creditnota als afgehandeld in je administratie.
De meeste boekhoudpakketten maken dit eenvoudig: je zet een bestaande factuur met één handeling om naar een creditfactuur, waarbij de bedragen automatisch negatief worden overgenomen. Zo houd je de nummering én de btw netjes op orde.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een creditnota?
Er is inhoudelijk geen verschil. Creditnota is de boekhoudkundige term, creditfactuur de spreektaalvariant en een negatieve factuur beschrijft wat je ziet: een factuur met een negatief eindbedrag. Alle drie corrigeren een eerder verstuurde factuur en moeten aan dezelfde factuureisen voldoen.
Mag ik een verstuurde factuur zomaar aanpassen of verwijderen?
Nee. Een verstuurde factuur is een officieel document in jouw administratie én die van je klant. Aanpassen of verwijderen mag niet van de Belastingdienst en veroorzaakt een gat in je factuurnummering. Je corrigeert een fout met een creditfactuur, terwijl de oorspronkelijke factuur blijft bestaan.
Krijgt een creditfactuur een eigen factuurnummer?
Ja. Een creditfactuur krijgt een eigen, opeenvolgend factuurnummer in je normale reeks. Je mag ook een aparte creditreeks hanteren. Op de creditfactuur verwijs je altijd naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.
Mag ik een creditfactuur sturen als een klant niet betaalt?
Dat is een veelgemaakte fout. Een creditfactuur gebruik je om een prestatie of prijs te corrigeren, niet om af te dwingen dat je klant betaalt. Bij een echt oninbare vordering vraag je de afgedragen btw terug via een apart verzoek bij de Belastingdienst, niet via een creditnota.
Lees ook: Wat is de kleineondernemersregeling (KOR)? — handig als je twijfelt of je nog wel btw moet rekenen op je facturen.
Twijfel over een creditfactuur of btw-correctie?
Bij Loyal Administratie in Den Haag houden we je facturatie, creditnota's en btw-aangifte kloppend — voor ZZP'ers, VOF's, BV's en stichtingen. Persoonlijk contact, een vaste maandprijs en snelle service.