Eerste werknemer aannemen in 2026: stappenplan, kosten en loonheffingen
Je hebt meer werk dan je alleen aankunt. De stap naar je eerste werknemer voelt groot, en dat is hij ook: je wordt werkgever, je krijgt een loonheffingennummer en je neemt verplichtingen op je die jaren kunnen doorlopen. Toch is het proces zelf overzichtelijker dan de meeste ondernemers denken. In dit artikel lopen we stap voor stap door wat je moet regelen, wat een werknemer je echt kost en welke fouten we in de praktijk het vaakst zien bij ondernemers die voor het eerst personeel aannemen.
In het kort
- Meld je uiterlijk op de dag dat je eerste werknemer begint aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je loonheffingennummer krijg je meestal binnen een week.
- Reken niet met het brutoloon, maar met de totale loonkosten. Vakantiegeld, werkgeversheffing Zvw en premies werknemersverzekeringen komen er bovenop.
- Een schriftelijk vastgelegd contract voor onbepaalde tijd scheelt je direct geld: de lage AWf-premie is 2,74 procent tegenover 7,74 procent bij flexibele contracten.
- Het wettelijk minimumuurloon is sinds 1 juli 2026 15 euro voor werknemers van 21 jaar en ouder, afgerond op hele centen 14,99 euro.
- Loondoorbetaling bij ziekte loopt maximaal twee jaar door. Dat is voor kleine werkgevers vaak het grootste financiële risico, niet het loon zelf.
Wanneer word je eigenlijk werkgever?
Je bent werkgever zodra iemand bij je in dienstbetrekking werkt. Daarvoor gelden drie kenmerken: er is een gezagsverhouding, de werknemer werkt persoonlijk voor jou en jij betaalt loon. Voldoet de samenwerking aan die drie punten, dan is er een dienstbetrekking, ook als jullie het contract "opdrachtovereenkomst" hebben genoemd.
Dat onderscheid is belangrijker geworden nu de Belastingdienst weer actief handhaaft op schijnzelfstandigheid. Twijfel je of je iemand als werknemer of als zelfstandige moet inschakelen, lees dan eerst ons artikel over de Wet DBA in 2026 en de handhaving op schijnzelfstandigheid. Kies je verkeerd, dan kan de Belastingdienst loonheffingen naheffen over de hele periode.
Ook als je een BV hebt en jezelf salaris uitkeert ben je werkgever, met eigen regels rond het gebruikelijk loon. Daarover lees je meer bij DGA-salaris in 2026.
Stap 1: bepaal welk contract je aanbiedt
Voordat je iets aanmeldt, beslis je wat voor contract je aanbiedt. Die keuze bepaalt niet alleen je flexibiliteit, maar ook je premielast.
| Contractvorm | Wat het betekent | Gevolg voor de AWf-premie |
|---|---|---|
| Onbepaalde tijd, schriftelijk vastgelegd, geen oproepcontract | Vast dienstverband, opzegging via UWV of kantonrechter | Lage premie: 2,74 procent |
| Bepaalde tijd | Loopt van rechtswege af op de einddatum | Hoge premie: 7,74 procent |
| Oproepcontract | Geen vast aantal uren afgesproken | Hoge premie: 7,74 procent |
Het verschil van vijf procentpunt lijkt klein, maar op een jaarloon van 36.000 euro is dat al 1.800 euro. Wie zeker weet dat het werk structureel is, betaalt met een vast contract dus minder premie dan met een reeks tijdelijke contracten.
Let op bij snelle uitdiensttreding. Neemt een nieuwe werknemer binnen twee maanden na indiensttreding ontslag, of ontsla je hem binnen die periode, dan moet je de lage AWf-premie met terugwerkende kracht herzien en alsnog de hoge premie betalen. Dat geldt ook als een werknemer met een contract van gemiddeld 30 uur of minder per week in een kalenderjaar meer dan 30 procent extra uren verloond krijgt.
Stap 2: meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst
Dit is de formele stap waar het misgaat als je te laat begint. Je meldt je aan zodra je weet wanneer je eerste medewerker in dienst komt, en uiterlijk op de dag waarop die werknemer begint.
Vier stappen bij de aanmelding
Ben je in Nederland gevestigd, gebruik dan het formulier "Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever". Zit je bedrijf in het buitenland, dan gebruik je "Aanmelding Onderneming buitenland".
Nadat je eerste werknemer is begonnen krijg je een loonheffingennummer en een Aangiftebrief loonheffingen. Meestal binnen een week. Zijn je gegevens onvolledig, dan duurt het langer.
Betaal je premies werknemersverzekeringen, dan krijg je ook een brief met je sectorindeling. Die komt binnen maximaal acht weken, meestal al binnen drie weken.
Apart daarvan krijg je binnen vier weken een brief met jouw percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas. Dat percentage heb je nodig om je aangifte te kunnen doen. Elk jaar krijg je deze brief opnieuw, meestal in november of december.
Krijg je een van deze brieven niet, bel dan de BelastingTelefoon. Zonder loonheffingennummer kun je geen aangifte doen, en de aangifteplicht loopt gewoon door.
Stap 3: verzamel de gegevens van je werknemer
Voordat de eerste werkdag begint, moet je een aantal zaken vastleggen. Doe dit vooraf, niet achteraf.
- Een kopie van een geldig identiteitsbewijs, dat je verifieert aan de hand van het origineel. Een rijbewijs is hiervoor niet voldoende.
- Het burgerservicenummer en de naam, adres en geboortedatum van de werknemer.
- Een ondertekende opgaaf gegevens voor de loonheffingen, waarin de werknemer aangeeft of hij de loonheffingskorting bij jou wil laten toepassen.
- Een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Voor de lage AWf-premie is schriftelijke vastlegging een harde voorwaarde.
- Controleer of er een cao van toepassing is op jouw sector. Die bepaalt vaak het minimumsalaris, de toeslagen en de pensioenregeling, en die verplichtingen gelden ook als je er niet van op de hoogte was.
Stap 4: bepaal het loon en toets aan het minimumloon
Sinds 2024 kent Nederland een wettelijk minimumuurloon. Er zijn geen vaste minimum maand-, week- of daglonen meer: wat je per maand betaalt hangt af van het aantal gewerkte uren.
| Leeftijd | Minimumuurloon per 1 januari 2026 | Minimumuurloon per 1 juli 2026 |
|---|---|---|
| 21 jaar en ouder | 14,71 euro | 14,99 euro |
| 20 jaar | 11,77 euro | 11,99 euro |
| 19 jaar | 8,83 euro | 8,99 euro |
| 18 jaar | 7,36 euro | 7,50 euro |
Rekenvoorbeeld. Een werknemer van 24 jaar werkt 36 uur per week. Per jaar zijn dat 36 x 52 = 1.872 uur, gemiddeld 156 uur per maand. Tegen het minimumuurloon van 14,99 euro kom je uit op 156 x 14,99 = 2.338,44 euro bruto per maand. Dit is een rekenvoorbeeld, geen wettelijk minimum maandloon: het werkelijke bedrag verschilt per maand omdat de ene maand meer werkdagen heeft dan de andere.
Wat kost een werknemer je echt?
De grootste denkfout bij een eerste werknemer is rekenen met het brutoloon. Bovenop dat brutoloon komen vakantiegeld en werkgeverslasten. Reken daar in je begroting op.
| Post | Grondslag 2026 | Toelichting |
|---|---|---|
| Vakantiegeld | Minimaal 8 procent van het bruto jaarloon | Wettelijk minimum. Een cao kan meer voorschrijven. |
| Werkgeversheffing Zvw | 6,10 procent | Over het bijdrage-inkomen, tot maximaal 79.409 euro per jaar. |
| AWf-premie (WW) | 2,74 procent laag of 7,74 procent hoog | Afhankelijk van het soort contract. |
| Aof-premie | Verschilt per werkgever | Kleine werkgevers betalen een lager percentage dan middelgrote en grote werkgevers. De percentages worden jaarlijks vastgesteld. |
| Gedifferentieerde premie Whk | Persoonlijk percentage | Krijg je per brief van de Belastingdienst, op basis van je sector. |
| Pensioenpremie | Alleen bij een verplichte regeling | Volgt uit de cao of het bedrijfstakpensioenfonds. |
Voorbeeld: 32 uur per week, 2.800 euro bruto per maand.
- Bruto jaarloon: 12 x 2.800 = 33.600 euro
- Vakantiegeld 8 procent: 2.688 euro
- Totaal brutoloon inclusief vakantiegeld: 36.288 euro
- Werkgeversheffing Zvw 6,10 procent: 2.214 euro
- AWf-premie laag 2,74 procent bij een vast contract: 994 euro
- Subtotaal: 39.496 euro per jaar
Daar komen de Aof-premie, de gedifferentieerde premie Whk en eventuele pensioen- en cao-verplichtingen nog bovenop. Vraag je boekhouder om een exacte doorrekening op basis van jouw sector en jouw Whk-percentage voordat je een salaris toezegt.
Stap 5: doe elke maand loonaangifte
Met personeel in dienst doe je elke maand of elke vier weken aangifte loonheffingen. In welke tijdvakken je aangifte doet, staat in de Aangiftebrief loonheffingen die je van de Belastingdienst krijgt.
- Heb je tien of minder werknemers, dan kun je aangifte doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je logt in met DigiD als je een eenmanszaak hebt, en anders met eHerkenning.
- Heb je meer dan tien werknemers, dan ben je verplicht om commerciële software te gebruiken die geschikt is voor Digipoort.
- Had je in een tijdvak geen werknemers in dienst, dan doe je een nihilaangifte. Waren er wel werknemers maar heb je geen loon betaald, dan doe je een nulaangifte. In beide gevallen doe je dus wel aangifte.
De aangifteplicht stopt niet vanzelf. Ook als je laatste werknemer uit dienst is, blijf je aangifte doen tot je jezelf officieel afmeldt als werkgever met het formulier "Melding Loonheffingen Afmelding werkgever". Pas als je de bevestigingsbrief hebt gekregen, hoef je geen aangifte meer te doen. Vergeten af te melden is een van de vaakst voorkomende oorzaken van onnodige verzuimboetes.
Je kunt de loonaangifte uitbesteden aan een intermediair. Dat kost geld, maar voorkomt fouten. Houd er wel rekening mee dat je als werkgever altijd zelf verantwoordelijk blijft voor de aangifte, ook als een ander hem indient. Wij verzorgen dit voor onze klanten via onze salarisadministratie.
Vakantiegeld en vakantiedagen
Twee verplichtingen die vaak worden vergeten in de begroting van het eerste jaar.
- Vakantiegeld: je werknemer heeft recht op minimaal 8 procent van het bruto jaarloon over het voorgaande jaar. De meeste werkgevers betalen dit in mei uit. Reserveer het maandelijks, anders komt het als een klap.
- Wettelijke vakantiedagen: in uren is dit viermaal het aantal uren dat de werknemer per week werkt. Werkt iemand 25 uur per week, dan heeft hij recht op 100 vakantie-uren per jaar. Een cao of arbeidsovereenkomst kan bovenwettelijke dagen toevoegen.
Loondoorbetaling bij ziekte: het echte risico
Voor kleine werkgevers is dit meestal de zwaarste verplichting. Wordt je werknemer ziek, dan betaal je het loon in beginsel maximaal twee jaar door en heb je samen met de werknemer een re-integratieverplichting. Je hebt daarbij een bedrijfsarts of arbodienst nodig.
Praktische gevolgen om vooraf te regelen:
- Sluit een contract met een arbodienst of bedrijfsarts voordat de eerste werknemer begint.
- Overweeg een verzuimverzekering. Voor een ondernemer met een of twee werknemers kan twee jaar loondoorbetaling het bedrijf in gevaar brengen.
- Leg je verzuimprotocol schriftelijk vast, inclusief hoe en wanneer een werknemer zich ziek meldt.
Reken dit risico mee in je beslissing. Een werknemer die 36.000 euro bruto per jaar kost, kost je bij langdurige ziekte in twee jaar mogelijk het dubbele, zonder dat er omzet tegenover staat. Dat is precies de reden waarom veel ondernemers de eerste groeistap zetten met een tijdelijk contract of via een uitzendbureau.
Personeel aannemen of toch een zzp'er inhuren?
Een terechte vraag, en sinds de handhaving op schijnzelfstandigheid weer is opgestart een risicovollere dan een paar jaar geleden. De hoofdregel: gaat het om structureel werk dat onder jouw aansturing wordt gedaan, dan hoort daar een arbeidsovereenkomst bij, ongeacht wat er op papier staat.
| Werknemer | Zelfstandige opdrachtnemer | |
|---|---|---|
| Kosten | Brutoloon plus werkgeverslasten | Uurtarief, meestal hoger per uur |
| Flexibiliteit | Ontslagbescherming, opzegtermijn | Opdracht eindigt zoals afgesproken |
| Risico bij ziekte | Bij jou, maximaal twee jaar | Bij de opdrachtnemer |
| Fiscaal risico | Laag, mits correct aangegeven | Naheffing loonheffingen bij schijnzelfstandigheid |
Wil je het verschil tussen de rechtsvormen scherper krijgen voordat je groeit, lees dan het verschil tussen zzp en eenmanszaak. Groeit je omzet door personeel, dan wordt op enig moment ook je eenmanszaak omzetten naar een BV interessant.
Wat verandert er door de Wet meer zekerheid flexwerkers?
De Tweede Kamer nam dit wetsvoorstel aan op 12 mei 2026, de Eerste Kamer stemde in op 7 juli 2026. De wet raakt vooral werkgevers die met flexibele contracten werken.
- Nulurencontracten verdwijnen en worden vervangen door een bandbreedtecontract, met een vooraf afgesproken minimum en maximum aantal uren. Het verschil tussen die twee mag maximaal 30 procent zijn.
- Oproepen boven het afgesproken maximum mag je werknemer weigeren.
- Er komt een uitzondering voor bijbanen van mensen met een andere hoofdactiviteit, zoals scholieren, studenten en AOW-gerechtigden.
Let op de invoeringsdata. Het onderdeel over gelijke arbeidsvoorwaarden treedt eerder in werking dan de rest. De bepalingen over meer zekerheid over werk en inkomen gelden vanaf 1 januari 2028. Neem je nu personeel aan met een flexibel contract, houd er dan rekening mee dat je die contracten voor die datum moet omzetten. De precieze uitwerking per onderdeel kan tijdens de implementatie nog wijzigen, controleer de actuele stand voordat je een langlopend contract vastlegt.
Vijf fouten die we het vaakst zien
- Te laat aanmelden als werkgever. De aanmelding moet uiterlijk op de eerste werkdag binnen zijn, niet na de eerste loonbetaling.
- Geen schriftelijk contract. Zonder schriftelijke vastlegging betaal je de hoge AWf-premie, ook bij een vast dienstverband.
- De cao over het hoofd zien. Een verplichte cao regelt loonschalen, toeslagen en soms een verplicht pensioenfonds. Achteraf corrigeren is duur.
- Vakantiegeld niet reserveren. Acht procent van het jaarloon in mei is een fors bedrag als je er niets voor opzij hebt gezet.
- Vergeten af te melden. Na de laatste werknemer blijft de aangifteplicht doorlopen tot je je officieel afmeldt.
Een goed ingerichte boekhouding en administratie vangt de meeste van deze fouten automatisch af, omdat loon, premies en reserveringen dan in dezelfde cyclus worden verwerkt als je overige verplichtingen zoals de btw-aangifte.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik mij aanmelden als werkgever?
Zodra je weet wanneer je eerste medewerker in dienst komt, en uiterlijk op de dag waarop die werknemer bij je begint. Je gebruikt daarvoor het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever als je in Nederland gevestigd bent.
Hoe lang duurt het voordat ik mijn loonheffingennummer heb?
Nadat je eerste werknemer is begonnen, krijg je het loonheffingennummer en de Aangiftebrief loonheffingen meestal binnen een week. Zijn je gegevens onvolledig of vraagt de Belastingdienst extra informatie, dan duurt het langer.
Hoeveel kost een werknemer bovenop het brutoloon?
Dat hangt af van je contractvorm, je sector en je Whk-percentage. Vast staan in 2026 de werkgeversheffing Zvw van 6,10 procent en de AWf-premie van 2,74 procent laag of 7,74 procent hoog. Daarnaast betaal je minimaal 8 procent vakantiegeld en de Aof-premie. Vraag een doorrekening op basis van jouw situatie voordat je een salaris toezegt.
Wat is het minimumloon in 2026?
Het wettelijk minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder is 14,71 euro per 1 januari 2026 en 14,99 euro per 1 juli 2026. Voor werknemers van 15 tot en met 20 jaar gelden lagere minimumjeugduurlonen. Vaste minimum maand- of weeklonen bestaan sinds 2024 niet meer.
Waarom betaal ik een hoge WW-premie voor een tijdelijk contract?
De AWf-premie kent een lage en een hoge variant. Je betaalt de lage premie alleen als het contract voor onbepaalde tijd is, schriftelijk is vastgelegd en geen oproepcontract is. Voldoet het contract niet aan alle drie de voorwaarden, dan geldt de hoge premie, behalve in een aantal uitzonderingssituaties zoals bbl-leerlingen.
Moet ik ook aangifte doen als ik een maand geen loon heb betaald?
Ja. Had je geen werknemers in dienst, dan doe je een nihilaangifte. Had je wel werknemers maar heb je geen loon uitbetaald, dan doe je een nulaangifte. De aangifteplicht loopt door tot je je officieel afmeldt als werkgever.
Op hoeveel vakantiedagen heeft mijn werknemer recht?
Wettelijk viermaal het aantal uren dat hij per week werkt. Bij een werkweek van 25 uur zijn dat 100 vakantie-uren per jaar. Een cao of arbeidsovereenkomst kan daar bovenwettelijke uren aan toevoegen.
Kan ik beter een zzp'er inhuren dan iemand in dienst nemen?
Alleen als er echt sprake is van zelfstandigheid. Gaat het om structureel werk onder jouw aansturing, dan is er een dienstbetrekking en kan de Belastingdienst loonheffingen naheffen, ongeacht wat er in de overeenkomst staat. Laat de arbeidsrelatie beoordelen voordat je begint.
Eerste werknemer aannemen zonder verrassingen?
Wij regelen de aanmelding als werkgever, de loonaangifte en de volledige salarisadministratie. Je weet vooraf wat een werknemer je per maand kost, inclusief alle premies.
WhatsApp ons direct Plan een gratis kennismaking