Factuureisen 2026: wat moet er verplicht op je factuur staan?
Een factuur die niet aan de factuureisen voldoet is geen klein detail. Je klant kan de btw dan niet aftrekken, je loopt bij een boekenonderzoek tegen correcties aan, en je krijgt de rekening vaak terug met het verzoek hem opnieuw te sturen. Dat kost je betaaltermijn en soms je liquiditeit.
In dit artikel zetten we op een rij welke gegevens verplicht op je factuur horen, wanneer je mag volstaan met een vereenvoudigde factuur, wat er verandert bij btw verlegd, de KOR en zakendoen met het buitenland, en hoe lang je je facturen moet bewaren. Alle regels komen rechtstreeks van de Belastingdienst, geraadpleegd op 22 september 2026.
In het kort
- Lever je aan andere ondernemers of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn (verenigingen, stichtingen)? Dan ben je verplicht te factureren. Aan particulieren hoeft meestal niet.
- Op een volledige factuur staan onder meer je naam, adres, btw-identificatienummer, KVK-nummer, factuurdatum, een uniek factuurnummer, de omschrijving, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
- Is het factuurbedrag maximaal 100 euro inclusief btw, of corrigeer je een eerdere factuur? Dan mag een vereenvoudigde factuur.
- Verleg je de btw? Vermeld dan "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je afnemer. Zit je in de KOR? Dan zet je geen btw op de factuur en vermeld je dat je de KOR gebruikt.
- Je administratie, dus ook je facturen, bewaar je 7 jaar. Bij onroerende zaken is dat 10 jaar.
Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?
De factuurplicht hangt af van je klant, niet van het bedrag. Je maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Ook aan rechtspersonen die zelf geen ondernemer zijn stuur je een factuur, bijvoorbeeld aan verenigingen en stichtingen. Dat geldt ook voor buitenlandse afnemers.
Verkoop je aan particulieren, dan ben je in principe niet verplicht een factuur uit te reiken. Er zijn twee uitzonderingen:
- je bent groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken, en minstens 80 procent van je afnemers is ondernemer;
- je levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.
Let op bij levering binnen de EU. Bij een intracommunautaire levering moet je altijd een factuur uitreiken. Alleen voor een vooruitbetaling die met zo'n levering samenhangt hoef je geen aparte factuur te sturen.
In de praktijk factureren de meeste ondernemers ook aan particulieren, simpelweg omdat het voor je eigen administratie en voor je debiteurenbewaking handiger werkt. Dat mag gewoon.
De verplichte gegevens op je factuur
Dit zijn de gegevens die de Belastingdienst op een volledige factuur verlangt. Mist er iets, dan voldoet de factuur formeel niet aan de factuureisen.
| Gegeven | Wat je precies vermeldt |
|---|---|
| Naam leverancier en afnemer | De juridische naam van beide partijen. Een handelsnaam mag ook, als die in combinatie met adres en woonplaats bij de KVK is geregistreerd. |
| Adres leverancier en afnemer | Het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Alleen een postbusnummer is niet voldoende. |
| Btw-identificatienummer | Jouw btw-id, het nummer met NL ervoor. Bij een fiscale eenheid vermeld je het nummer van het onderdeel dat de prestatie levert. |
| KVK-nummer | Verplicht als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven. |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt. |
| Factuurnummer | Opeenvolgende nummers, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. |
| Omschrijving | Bij goederen: wat je hebt geleverd en hoeveel. Bij diensten: wat je hebt geleverd en de omvang ervan. |
| Leverdatum | De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling. |
| Bedrag exclusief btw | Bij meerdere btw-tarieven vermeld je de bedragen apart. Vermeld ook de eenheidsprijs als dat van toepassing is. |
| Btw-tarief | Het tarief dat op de geleverde goederen of dienst van toepassing is. |
| Btw-bedrag | Het bedrag aan btw dat je in rekening brengt. |
Twijfel je over het btw-bedrag bij een bedrag inclusief of exclusief btw? Reken het even na met onze gratis btw-calculator.
Factuurnummer: de eis die het vaakst misgaat
Van alle factuureisen is het factuurnummer degene waar we in de praktijk de meeste correcties op zien. De regel is kort: gebruik opeenvolgende nummers en laat elk nummer maar 1 keer voorkomen. Je mag met meerdere reeksen werken, bijvoorbeeld een reeks per vestiging of per type dienst.
Wat je niet moet doen. Nummers overslaan zonder verklaring, twee facturen hetzelfde nummer geven, of een factuur "even opnieuw" versturen met een nieuw nummer terwijl de oude al de deur uit is. Bij een boekenonderzoek is een gat in je nummerreeks de eerste vraag die je krijgt.
Moet je een factuur terugdraaien of aanpassen? Doe dat met een creditnota en niet door de oorspronkelijke factuur weg te gooien. Hoe dat werkt lees je in creditfactuur en creditnota.
Naam en adres: welke gegevens precies
Veel ondernemers zetten hun handelsnaam op de factuur en gaan ervan uit dat het goed zit. Dat mag alleen als die handelsnaam samen met het adres en de woonplaats bij de KVK is geregistreerd. Staat je handelsnaam er niet zo in, vermeld dan de juridische naam.
Voor het adres geldt: je vermeldt de plaats waar de onderneming feitelijk gevestigd is. Alleen een postbus volstaat niet. Werk je vanuit huis, dan is dat dus je woonadres of het adres dat je bij de KVK hebt geregistreerd.
Voorbeeld. Een ICT-zzp'er factureert onder de naam "Devline". Bij de KVK staat de eenmanszaak ingeschreven als "J. Bakker" met handelsnaam "Devline" en het adres in Den Haag. In dat geval mag "Devline" op de factuur staan, samen met dat adres. Zou "Devline" alleen als merknaam op de website staan en niet bij de KVK, dan hoort "J. Bakker" op de factuur.
Omschrijving: wees concreet
De omschrijving is de plek waar een factuur inhoudelijk vaak te mager is. De Belastingdienst wil bij goederen weten wat je hebt geleverd en hoeveel, en bij diensten wat je hebt geleverd en de omvang ervan. Denk aan "100 kilo suiker" of "1 massage van 1 uur".
"Werkzaamheden volgens afspraak" of "advies" is dus te weinig. Schrijf op wat je hebt gedaan, over welke periode en in welke omvang. Dat helpt trouwens ook als een klant later de factuur betwist.
Bouw, schoonmaak en uitzenden. Werk je met onderaannemers of leen je personeel uit, beschrijf dan per project of per werk wat er geleverd is. Dat is niet alleen een factuureis, het is ook wat je nodig hebt bij een g-rekening en bij inlenersaansprakelijkheid. Meer over dit soort administratie lees je bij boekhouding voor de bouw.
Vereenvoudigde factuur: wanneer mag dat?
In twee situaties mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken:
- het factuurbedrag is maximaal 100 euro inclusief btw;
- je factuur is een wijziging van de oorspronkelijke factuur.
Op zo'n vereenvoudigde factuur vermeld je in elk geval de datum waarop je de factuur uitreikt, je naam en adresgegevens, welke goederen of diensten je hebt geleverd, de btw of de gegevens waarmee de btw berekend kan worden, en bij een wijziging een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Niet toegestaan bij grensoverschrijdende situaties. Een vereenvoudigde factuur mag niet bij intracommunautaire leveringen, bij afstandsverkopen, en bij levering van goederen en diensten in een EU-land waar je niet bent gevestigd waarbij de btw naar de afnemer is verlegd. Datzelfde geldt als je in dat EU-land wel een vaste inrichting hebt die niet bij de levering betrokken is en de btw is verlegd.
Factureer je met btw verlegd?
Bij de verleggingsregeling betaalt niet jij als leverancier de btw, maar je afnemer. Je rekent dan geen btw, maar je vermeldt op de factuur "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van die afnemer. De vergoeding vermeld je per btw-tarief.
Deze situatie komt veel voor in de bouw, bij het uitlenen van personeel en bij een aantal specifieke leveringen. Wanneer verleggen precies verplicht is en in welke rubriek van je aangifte het bedrag komt, staat in ons artikel over btw verleggen en de verleggingsregeling.
KOR: factureren zonder btw
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan lever je vrijgestelde goederen of diensten en ben je niet verplicht een factuur uit te reiken. Stuur je er toch een, dan vermeld je op de factuur dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Je zet dan geen btw op de factuur.
Wil je weten of de KOR voor jou gunstig uitpakt? Lees dan eerst de kleineondernemersregeling uitgelegd.
Zakendoen met het buitenland: extra gegevens
Lever je goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan gelden extra factuureisen. Je hebt dan onder meer het btw-identificatienummer van je afnemer nodig, en je factuur hangt samen met je opgaaf intracommunautaire prestaties. Die opgaaf regel je naast je gewone btw-aangifte, zie ICP-aangifte.
Bij afstandsverkopen en bij diensten aan particulieren in andere EU-landen hangt het van je regeling af welke factureringsregels gelden. Gebruik je de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem, dan volg je gewoon de Nederlandse regels en hoef je voor de btw geen factuur te sturen. Gebruik je die regelingen niet, dan gelden de factureringsregels van het land waar je de btw moet betalen.
Branches die niet aan alle factuureisen hoeven te voldoen
Een aantal groepen ondernemers hoeft geen facturen te maken die aan alle eisen voldoen:
- ondernemers in taxivervoer en openbaar vervoer;
- ondernemers in de horeca;
- ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren, waaronder ondernemers in de KOR. Ben je gedeeltelijk vrijgesteld, dan moet je voor de belaste prestaties wel gewoon factureren;
- ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt, bijvoorbeeld bij veilingen (selfbilling).
Hoe lang moet je je facturen bewaren?
Je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Heb je gekozen voor de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem, dan geldt voor die leveringen en diensten eveneens een bewaarplicht van 10 jaar.
Belangrijk detail: de bewaartermijn begint pas te lopen als een gegeven zijn actualiteitswaarde verliest. Een leasecontract dat 4 jaar loopt, bewaar je dus die 4 jaar in je administratie en pas daarna begint de termijn van 7 jaar.
Kortere termijn afspreken kan. Voor de basisgegevens, zoals je debiteuren- en crediteurenadministratie, je in- en verkoopadministratie en het grootboek, geldt altijd 7 jaar. Voor de overige gegevens kun je met de Belastingdienst schriftelijke afspraken maken over kortere bewaartermijnen en over de vorm waarin je bewaart.
Wat er in de praktijk misgaat
Dit zijn de fouten die wij het vaakst terugzien in de administraties die we overnemen:
- Geen leverdatum. Alleen een factuurdatum is niet genoeg. De datum van levering of vooruitbetaling is een aparte eis.
- Btw-tarief niet vermeld. Het btw-bedrag staat er wel, het tarief niet. Beide horen erop.
- Gemengde tarieven op 1 regel. Lever je 21 procent en 9 procent door elkaar, splits de bedragen dan per tarief.
- Postbusadres. Het feitelijke vestigingsadres is verplicht.
- "Btw verlegd" zonder btw-id van de afnemer. Beide gegevens horen erbij, anders is de verlegging niet onderbouwd.
- Facturen alleen in de boekhoudsoftware. Je moet de facturen die je verstuurt en ontvangt in je administratie bewaren. Zorg dat je er ook na een softwarewissel nog bij kunt.
Ontdek je achteraf dat je te veel of te weinig btw hebt aangegeven doordat facturen niet klopten? Dan corrigeer je dat via een suppletie btw.
Checklist: loop je factuur in 1 minuut na
Voor je op verzenden drukt
Juridische naam of geregistreerde handelsnaam, en het feitelijke adres van jou en je klant.
Je btw-identificatienummer, je KVK-nummer en een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
De factuurdatum én de datum waarop je hebt geleverd of de vooruitbetaling ontving.
Wat je hebt geleverd en hoeveel, of welke dienst en in welke omvang.
Bedrag exclusief btw per tarief, het tarief zelf en het btw-bedrag.
Btw verlegd, KOR, of een EU-klant: zet de bijbehorende vermelding en het btw-id van je afnemer erop.
Veelgestelde vragen over factuureisen
Moet ik een factuur sturen aan een particulier?
Meestal niet. Je bent alleen verplicht te factureren aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Uitzonderingen gelden voor bepaalde groothandels en voor de levering van een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.
Mag ik elk jaar opnieuw beginnen met factuurnummer 1?
Je mag met meerdere reeksen werken, zolang de nummers opeenvolgend zijn en elk factuurnummer maar 1 keer voorkomt. Veel ondernemers gebruiken daarom een reeks per jaar, bijvoorbeeld 2026-001. Zorg dat je reeks logisch en controleerbaar is.
Wat is een vereenvoudigde factuur precies?
Een factuur met minder verplichte gegevens. Je mag hem gebruiken als het factuurbedrag maximaal 100 euro inclusief btw is, of als je factuur een wijziging van de oorspronkelijke factuur is. Je vermeldt dan in elk geval de factuurdatum, je naam en adres, wat je hebt geleverd, en de btw of de gegevens waarmee de btw berekend kan worden.
Wat zet ik op de factuur als de btw is verlegd?
Je rekent geen btw en vermeldt op de factuur "btw verlegd" plus het btw-identificatienummer van je afnemer. De vergoeding vermeld je per btw-tarief.
Moet ik mijn KVK-nummer op de factuur zetten?
Ja, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven, hoort je KVK-nummer op de factuur. Je btw-identificatienummer is een apart gegeven en moet er ook op.
Ik doe mee aan de KOR. Moet ik dan factureren?
Nee, met de KOR lever je vrijgestelde prestaties en ben je niet verplicht een factuur uit te reiken. Doe je het wel, vermeld dan dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling en zet geen btw op de factuur.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Zeven jaar, als onderdeel van je administratie. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken geldt 10 jaar, net als voor leveringen en diensten onder de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem.
Mijn leverancier stuurde een factuur die niet klopt. Wat nu?
Vraag om een correcte factuur of een creditnota met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Een factuur die niet aan de eisen voldoet, kan je recht op btw-aftrek in de weg staan. Boek hem dus niet zomaar in.
Je facturatie in één keer goed inrichten?
Wij richten je facturen, je btw-aangifte en je administratie zo in dat je er geen omkijken meer naar hebt. Voor ZZP'ers, VOF's, BV's en stichtingen in Den Haag en omgeving, in het Nederlands of in het Turks.
WhatsApp ons direct Plan een gratis kennismakingWerk je als zzp'er, in een VOF of vanuit een BV? De factuureisen zijn voor alle rechtsvormen gelijk, maar de manier waarop je ze in je administratie verwerkt verschilt. Wij verzorgen dat volledig, inclusief je btw-aangifte. Meer over ons kantoor lees je op boekhouder Den Haag.