Jaarrekening deponeren bij de KVK: deadlines 2026, boetes en aansprakelijkheid
Heb je een bv, dan moet je elk jaar je jaarrekening deponeren bij de KVK. Dat is geen formaliteit die je even kunt laten liggen. Te laat deponeren is strafbaar, en gaat je bv daarna failliet, dan loop je als bestuurder een groot risico om privé aansprakelijk te worden gesteld. Voor boekjaar 2025 is 8 november 2026 voor de meeste bv’s de echte deadline, en 31 december 2026 de absolute grens. In dit artikel lees je welke termijn voor jouw situatie geldt, wat je precies moet aanleveren en hoe je het regelt.
In het kort
- Altijd binnen twaalf maanden. Voor alle deponeringsplichtige rechtsvormen geldt: de jaarrekening moet binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn. Voor boekjaar 2025 is dat uiterlijk 31 december 2026.
- 8 november is voor veel bv’s de praktijkdeadline. Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan is de jaarrekening meestal vastgesteld zodra iedereen heeft getekend. Je deponeert dan binnen tien maanden en acht dagen.
- Zonder die uitzondering geldt 8 augustus. Vijf maanden opmaken, twee maanden vaststellen en acht dagen deponeren.
- Uitstel voor het deponeren bestaat niet. Alleen het opmaken kan met maximaal vijf maanden worden verlengd, en alleen door de aandeelhouders bij bijzondere omstandigheden.
- Te laat is strafbaar. Je kunt een boete krijgen en bij een faillissement persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het tekort in de boedel.
Wat betekent deponeren precies?
Deponeren betekent dat je je jaarrekening openbaar maakt via het Handelsregister van de KVK. Iedereen kan de gedeponeerde stukken daarna opvragen en inzien. Dat is de kern van de regeling: wie zakendoet met een rechtspersoon met beperkte aansprakelijkheid, moet kunnen zien hoe die er financieel voor staat.
Belangrijk om te weten: de KVK registreert alleen wat je aanlevert. Zij controleren de inhoud van je jaarrekening niet. Dat je stukken zijn gedeponeerd, betekent dus niet dat ze fiscaal of bedrijfseconomisch kloppen. Die verantwoordelijkheid ligt volledig bij het bestuur. Laat je de jaarrekening opstellen door een administratiekantoor, dan blijft de wettelijke verantwoordelijkheid nog steeds bij jou als bestuurder liggen.
Deponeren staat los van je aangifte vennootschapsbelasting. Dat zijn twee aparte verplichtingen met eigen termijnen. De cijfers komen uit dezelfde administratie, maar een ingediende VpB-aangifte vervangt de deponering niet.
Wie moet deponeren en wie niet?
De deponeringsplicht hangt af van je rechtsvorm. Heb je een eenmanszaak of een gewone vof, dan hoef je niets te deponeren. Werk je met een bv of holding, dan wel.
| Rechtsvorm | Jaarrekening deponeren? | Toelichting |
|---|---|---|
| Eenmanszaak | Nee | Geen rechtspersoon, dus geen publicatieplicht. |
| VOF, maatschap, cv | Meestal niet | Wel als alle beherend vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn. |
| BV en NV | Ja | Elk jaar, ook bij nul omzet of een slapende bv. |
| Holding met dochter | Ja | Beide entiteiten, tenzij er een 403-verklaring is gedeponeerd. |
| Coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij | Ja | Zelfde regels als de bv. |
| Stichting of vereniging | Alleen bij grote omzet | Met een onderneming die twee opeenvolgende boekjaren minimaal 7,5 miljoen euro per jaar omzet. |
Twijfel je of jouw structuur deponeringsplichtig is? Overweeg je juist de stap van eenmanszaak naar bv, of ben je bezig met een bv oprichten? Houd er dan rekening mee dat je vanaf dat moment jaarlijks moet deponeren, ook als er nog nauwelijks activiteit is.
De deadlines voor boekjaar 2025 op een rij
De wettelijke termijnen zijn opgebouwd uit vier blokken: opmaken, eventueel uitstel, vaststellen en deponeren. Loopt je boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan levert dat drie mogelijke einddata op.
| Situatie | Opbouw termijn | Uiterste datum boekjaar 2025 |
|---|---|---|
| Standaard, geen uitstel, vaststelling apart geregeld | 5 maanden opmaken + 2 maanden vaststellen + 8 dagen | 8 augustus 2026 |
| Alle aandeelhouders zijn ook bestuurder, met maximaal uitstel | 10 maanden + 8 dagen | 8 november 2026 |
| Maximaal uitstel, vaststelling apart geregeld | 5 maanden + 5 maanden uitstel + 2 maanden | 31 december 2026 |
Waarom 8 november voor de meeste bv’s de echte datum is
Bij veel bv’s in het mkb is de directeur-grootaandeelhouder tegelijk enig aandeelhouder en enig bestuurder. Denk aan de klassieke holdingstructuur met een werkmaatschappij eronder. In dat geval geldt een belangrijke uitzondering: als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, is de jaarrekening meestal al vastgesteld zodra alle bestuurders en commissarissen hebben ondertekend. De aparte periode van twee maanden om vast te stellen vervalt dan.
Het gevolg: je deponeert binnen tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar. Bij een kalenderboekjaar komt dat neer op 8 november. Dat is meteen de reden waarom veel accountants en administratiekantoren in het najaar piekdrukte hebben.
Uitstel: wat kan wel en wat kan niet
Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Ondernemers denken dat je uitstel kunt aanvragen voor het deponeren, zoals bij de aangifte inkomstenbelasting via de beconregeling. Dat kan niet.
Zo zit de uitstelregeling wel in elkaar
Dit moet binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar en de stukken gaan naar de aandeelhouders.
Maximaal vijf maanden extra, en alleen bij bijzondere omstandigheden. Bijvoorbeeld als de cijfers nog niet klaar zijn of de accountantscontrole meer tijd kost. Leg dat besluit schriftelijk vast.
Zonder bijzondere omstandigheden hebben zij daarvoor twee maanden. Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan valt deze stap meestal samen met de ondertekening.
Vanaf de datum van vaststelling heb je acht dagen. Voor het deponeren zelf is uitstel wettelijk niet mogelijk.
Is de jaarrekening niet op tijd vastgesteld, dan deponeer je de opgemaakte maar nog niet vastgestelde jaarrekening. Zodra de definitieve versie er is, deponeer je die alsnog. Dat is beter dan helemaal niets doen, want daarmee voorkom je dat je de termijn overschrijdt.
Wat moet je deponeren? Micro, klein, middelgroot of groot
Hoeveel je openbaar moet maken, hangt af van de bedrijfsklasse waarin je valt. Je onderneming valt in een klasse als de jaarrekening twee jaar achter elkaar aan minimaal twee van de drie kenmerken voldoet.
| Bedrijfsklasse | Activa | Netto-omzet | Werknemers | Openbaar te maken |
|---|---|---|---|---|
| Micro | minder dan € 450.000 | minder dan € 900.000 | minder dan 10 | Beperkte balans |
| Klein | € 450.000 tot € 7,5 mln | € 900.000 tot € 15 mln | 10 tot 50 | Verkorte balans met toelichting |
| Middelgroot | € 7,5 tot € 25 mln | € 15 tot € 50 mln | 50 tot 250 | Balans, verlies- en winstrekening, toelichting, bestuursverslag en accountantsverklaring |
| Groot | meer dan € 25 mln | meer dan € 50 mln | meer dan 250 | Uitgebreide jaarstukken met accountantsverklaring |
De meeste bv’s van onze klanten vallen in micro of klein. Dat is prettig, want dan publiceer je alleen een beperkte of verkorte balans. Je omzet en winst blijven dan uit het openbare register. Wie exact wil weten wat er wel en niet in de jaarrekening en rapportage hoort, vindt dat terug in het Besluit modellen jaarrekening.
Een installatiebedrijf in Den Haag heeft in 2024 en 2025 telkens een balanstotaal van circa € 620.000, een omzet van € 1,3 miljoen en zes medewerkers. Twee van de drie criteria (activa en omzet) vallen twee jaar achter elkaar boven de microgrens. Het bedrijf deponeert dus als ‘klein’: een verkorte balans met toelichting, geen winst- en verliesrekening.
Zo deponeer je je jaarrekening bij de KVK
Deponeren gaat digitaal. Papieren stukken opsturen kan niet meer. Er zijn grofweg drie routes.
- Zelf Deponeren portaal van de KVK. Bedoeld voor de bedrijfsklassen micro en klein. Je stelt de jaarrekening op in het portaal en verstuurt hem direct. Middelgrote en grote klassen kunnen hier een reeds vastgestelde jaarrekening uploaden.
- Via SBR met financiële software. Deponeer je jaarlijks meerdere jaarrekeningen, dan gaat dit sneller. De stukken worden in XBRL aangeleverd via Digipoort.
- Via je boekhouder of accountant. Die heeft een machtiging van je nodig, schriftelijk of via eHerkenning.
Inloggen in het portaal kan met e-mailadres en wachtwoord, met eHerkenning op minimaal betrouwbaarheidsniveau EH2, of met een toegangscode die aan de rechtspersoon is gekoppeld. Een machtiging aanvragen voor het account met e-mailadres en wachtwoord is gratis. Werk je met eHerkenning, dan betaal je daar meestal wel voor bij de aanbieder.
Zet ook geen persoonsgevoelige informatie in de stukken. Een natte handtekening of foto’s van bestuurders horen er niet in, want alles wat je deponeert is voor iedereen opvraagbaar.
Te laat deponeren: boete en strafbaar feit
Niet op tijd deponeren is strafbaar. Je kunt daarvoor een boete krijgen, en het Openbaar Ministerie kan een rechtszaak tegen je beginnen. Wij noemen bewust geen concreet boetebedrag in dit artikel: de maximumbedragen van de boetecategorieën worden periodiek geïndexeerd en de hoogte hangt af van de omstandigheden van het geval.
In de praktijk is de boete meestal niet het grootste probleem. Dat is het tweede gevolg.
Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement
Gaat je bv failliet en heb je de jaarrekening te laat of niet gedeponeerd, dan kun je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. De publicatieplicht staat in artikel 2:394 BW. Voldoe je daar niet aan, dan geldt op grond van artikel 2:248 BW dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld, en wordt vermoed dat dat onbehoorlijke bestuur een belangrijke oorzaak van het faillissement is.
Dat vermoeden draait de bewijslast om. Niet de curator moet aantonen dat jij het faillissement hebt veroorzaakt, maar jij moet aantonen dat er een andere belangrijke oorzaak was. Lukt dat niet, dan ben je hoofdelijk aansprakelijk voor het tekort in de boedel. Dat gaat verder dan je inleg in de bv: het raakt je privévermogen.
Slapende bv, holding en dochtermaatschappij
Een lege of slapende bv is een klassieke valkuil. Er gebeurt niets, dus je denkt er niet aan. Toch moet je jaarlijks deponeren, ook bij nul omzet. Een balans met vrijwel alleen een rekening-courantverhouding is snel gemaakt, maar hij moet er wel liggen.
Bij een holdingstructuur deponeer je in beginsel voor elke bv apart. Een dochtermaatschappij hoeft geen eigen jaarrekening te deponeren als aan drie voorwaarden is voldaan: de moedermaatschappij heeft een aansprakelijkheidsverklaring gedeponeerd (de bekende 403-verklaring), de aandeelhouders hebben jaarlijks schriftelijk ingestemd met de afwijking en die instemmingsverklaring is gedeponeerd, en de moeder deponeert een geconsolideerde jaarrekening waarin de cijfers van de dochter zijn opgenomen. Die instemmingsverklaring moet je dus élk jaar opnieuw deponeren.
Ben je bezig met de opbouw van zo’n structuur, kijk dan ook naar het gebruikelijk loon voor de dga. Dat is een van de posten waar de Belastingdienst het snelst op corrigeert en het komt rechtstreeks terug in je jaarcijfers.
Deponeren als stichting of vereniging
Voor stichtingen en verenigingen geldt de deponeringsplicht pas als er een onderneming wordt gedreven die twee opeenvolgende boekjaren minimaal 7,5 miljoen euro per jaar omzet. De meeste stichtingen vallen daar ruim onder en hoeven dus niets bij de KVK te deponeren.
Dat betekent niet dat je geen jaarstukken nodig hebt. Subsidieverstrekkers, banken en toezichthouders vragen er standaard om, en het bestuur heeft een eigen verantwoordingsplicht. Ben je een ANBI, dan geldt bovendien een aparte publicatieplicht op je eigen website. Die staat helemaal los van de KVK-deponering. Wij stellen regelmatig een jaarrekening voor een stichting op die aan die eisen voldoet.
Vijf fouten die wij in de praktijk zien
- Wachten op de VpB-aangifte. De deponering heeft een eigen termijn. Die loopt niet mee met het uitstel voor je aangifte vennootschapsbelasting.
- Denken dat er uitstel bestaat. Voor het opmaken wel, voor het deponeren niet.
- De slapende bv vergeten. Nul omzet is geen vrijstelling.
- De instemmingsverklaring bij een 403-structuur maar één keer deponeren. Die moet jaarlijks.
- Pas in november beginnen. Ontbreken er nog bankmutaties of facturen, dan haal je 8 november niet. Werk het jaar door bij met tussentijdse cijfers, dan is de jaarrekening in het najaar grotendeels een formaliteit.
Wat je nu concreet kunt doen
Is het augustus en heb je nog niets gedeponeerd over boekjaar 2025? Dan is dit je checklist:
- Controleer in het Handelsregister of er voor boekjaar 2024 wél is gedeponeerd. Zo niet, haal dat eerst in.
- Kijk in je statuten of ondertekening gelijkstaat aan vaststelling. Dat bepaalt of 8 november of 31 december jouw datum is.
- Lever je administratie compleet aan bij je boekhouder: bankmutaties, verkoop- en inkoopfacturen, kaslijsten en openstaande posten.
- Zorg dat alle bestuurders en eventuele commissarissen de jaarrekening ondertekenen en dat de datum van vaststelling erop staat.
- Deponeer binnen acht dagen na vaststelling en bewaar de bevestigingsmail.
Heb je financiering nodig of ga je een huis kopen, dan vragen banken naast je gedeponeerde jaarrekening vaak ook om een prognose van je ondernemersinkomen voor de komende jaren. Het loont om die twee tegelijk op te pakken.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet mijn jaarrekening over 2025 gedeponeerd zijn?
Uiterlijk 31 december 2026, want de wet eist deponering binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Zijn alle aandeelhouders van je bv ook bestuurder, dan is je uiterste datum 8 november 2026 (tien maanden plus acht dagen). Is de vaststelling apart geregeld en heb je geen uitstel gekregen, dan was 8 augustus 2026 je deadline.
Kan ik uitstel krijgen voor het deponeren van mijn jaarrekening?
Nee. Volgens de wet is uitstel voor het deponeren zelf niet mogelijk. Wel kunnen de aandeelhouders het bestuur maximaal vijf maanden extra geven voor het opmaken van de jaarrekening, en alleen bij bijzondere omstandigheden. Lukt de vaststelling niet op tijd, deponeer dan de opgemaakte maar nog niet vastgestelde jaarrekening.
Wat gebeurt er als ik te laat deponeer?
Te laat deponeren is strafbaar. Je kunt een boete krijgen en het Openbaar Ministerie kan een zaak tegen je beginnen. Belangrijker: gaat je bv failliet, dan wordt aangenomen dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement was. Je kunt dan privé aansprakelijk worden gesteld voor het tekort in de boedel.
Moet ik ook deponeren als mijn bv geen omzet had?
Ja. Een slapende of lege bv is gewoon deponeringsplichtig. De verplichting loopt door tot de datum waarop de rechtspersoon wordt opgeheven. Stop je met je bv, deponeer dan de jaarrekening vóórdat je de rechtspersoon uitschrijft.
Wordt mijn omzet openbaar als ik deponeer?
Voor de bedrijfsklassen micro en klein niet. Micro publiceert een beperkte balans, klein een verkorte balans met toelichting. De winst- en verliesrekening hoeft er niet bij. Val je in de klasse middelgroot of groot, dan maak je wel een (vereenvoudigde of uitgebreide) winst- en verliesrekening openbaar.
Moet mijn eenmanszaak of vof een jaarrekening deponeren?
Nee. Eenmanszaken en gewone vof’s zijn geen rechtspersoon en hoeven niets bij de KVK te deponeren. Een uitzondering geldt voor vof’s en cv’s waarvan alle beherend vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn. Je moet natuurlijk wel een deugdelijke administratie voeren voor de Belastingdienst.
Kan mijn boekhouder de jaarrekening voor mij deponeren?
Ja. Je boekhouder of accountant heeft daarvoor een machtiging van je nodig, schriftelijk of via eHerkenning. Bij meerdere bv’s kun je die aan één eHerkenningsmiddel koppelen. Een machtiging voor het KVK-account met e-mailadres en wachtwoord is gratis.
Ik heb een fout ontdekt in een gedeponeerde jaarrekening. Wat nu?
Je deponeert een gecorrigeerde versie via het Zelf Deponeren portaal. Let op: beide versies blijven online zichtbaar. De eerst gedeponeerde jaarrekening kan niet worden verwijderd in verband met de openbaarheid van gegevens.
Jaarrekening op tijd de deur uit?
Wij stellen de jaarrekening op, laten hem tekenen en deponeren hem binnen de termijn bij de KVK. Voor bv’s, holdings en stichtingen in Den Haag en omstreken. Reactie binnen 24 uur, vaak dezelfde werkdag.
WhatsApp ons direct Plan een gratis kennismaking