UBO-register 2026: wie moet registreren, wie mag het inzien en wat is de boete?
Heb je een BV, VOF, maatschap, stichting of vereniging? Dan ben je vrijwel zeker verplicht om je UBO’s in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. UBO staat voor ultimate beneficial owner: de persoon die uiteindelijk de baas is of het meeste belang heeft. Het register bestaat sinds 2020 en komt voort uit Europese anti-witwasregels.
Toch komen wij nog regelmatig dossiers tegen waarin de UBO-opgave nooit is gedaan, of waarin een bestuurswissel van drie jaar geleden nooit is doorgegeven. Dat is riskanter dan het lijkt: KVK noemt een boete van maximaal € 25.750 en er is geen uitstel mogelijk. In dit artikel lees je wie moet registreren, hoe je het doet, wie het register mag inzien in 2026 en wat er verandert met de nieuwe Europese regels.
In het kort
- Wie is UBO: in de regel iedereen met meer dan 25% aandelen, eigendomsbelang of stemrecht.
- Niemand boven de 25%? Dan zijn de hoger leidinggevenden, meestal de bestuurders of vennoten, de UBO’s.
- Eenmanszaken zijn uitgezonderd. Net als beursgenoteerde vennootschappen en VvE’s.
- Wijzigingen binnen 7 dagen doorgeven. Ook uitschrijven van iemand die geen UBO meer is.
- Het register is niet openbaar. KVK opent de toegang stap voor stap, per branche. Administratiekantoren staan nog niet op de lijst.
Wat is een UBO precies?
KVK omschrijft UBO’s als de uiteindelijke eigenaren van een organisatie, of de mensen die de uiteindelijke beslissingen mogen nemen. Het gaat altijd om natuurlijke personen, nooit om een rechtspersoon. Zit er een holding boven je werkmaatschappij, dan kijk je dus door die holding heen naar de mens erachter.
Een organisatie kan meerdere UBO’s hebben. Twee vennoten die elk 50% van een VOF bezitten zijn allebei UBO. Vier aandeelhouders met elk 25% zijn dat juist geen van allen, want de grens is meer dan 25%. In dat geval verschuift het naar de bestuurders.
Wie moet UBO’s registreren en wie niet?
| Wel verplicht | Niet verplicht |
|---|---|
| Niet-beursgenoteerde BV en NV | Eenmanszaak |
| Stichtingen (alle, ook ANBI) | Beursgenoteerde BV of NV |
| VOF, CV, maatschap en rederij | 100% dochters van een beursgenoteerde vennootschap |
| Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid | Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid zónder onderneming |
| Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid mét onderneming | Vereniging van eigenaars (VvE) |
| Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij | Rechtspersoon in oprichting (BV i.o.) |
| SE, SCE en EESV met zetel in Nederland | Publiekrechtelijke rechtspersonen |
| Bepaalde kerkgenootschappen | Historische rechtsvormen zoals gilden en hofjes |
Werk je als ZZP’er met een eenmanszaak, dan hoef je dus niets te doen. Overweeg je de stap naar een BV, houd er dan rekening mee dat de UBO-opgave onderdeel wordt van je verplichtingen. Lees ook eenmanszaak omzetten naar BV.
Hoe bepaal je wie de UBO is?
De grens van meer dan 25% werkt per rechtsvorm net iets anders:
| Rechtsvorm | UBO is degene met |
|---|---|
| BV of NV | meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of feitelijke zeggenschap |
| VOF, CV of maatschap | meer dan 25% eigendomsbelang |
| Stichting of vereniging | meer dan 25% van het stemrecht bij een statutenwijziging |
Bij een stichting kijk je dus naar het bestuur en de statuten, niet naar aandelen. Heeft een stichtingsbestuur drie leden die elk één stem hebben bij statutenwijziging, dan heeft niemand meer dan 25%. Bij vijf bestuursleden is dat 20% per persoon, ook onder de grens.
Niemand boven de 25%? Dan de hoger leidinggevenden
Als niemand een belang van meer dan 25% heeft, dan zijn de hoger leidinggevenden de UBO’s. In de praktijk zijn dat de bestuurders of de vennoten. In de vakliteratuur wordt dit soms een pseudo-UBO genoemd, maar KVK spreekt zelf van hoger leidinggevend personeel.
Dit is precies waar het bij stichtingen misgaat. Bestuursleden denken dat er geen UBO is omdat er geen eigenaar is, en doen daarom geen opgave. Dat is onjuist: er is dan juist altijd een UBO, namelijk het voltallige bestuur.
Zo doe je de UBO-opgave
Van voorbereiding tot bevestiging
Loop de aandeelhoudersstructuur of de statuten door. Zit er een holding boven? Kijk dan door naar de natuurlijke persoon erachter.
Je hebt een kopie identiteitsbewijs nodig van elke UBO, en onderbouwing van de aard en omvang van het belang, bijvoorbeeld een aandeelhoudersregister of de statuten. Let op: het BSN op de kopie mag niet worden afgeplakt, want KVK controleert daarop.
Online via Mijn KVK, of per post met het formulier dat bij je rechtsvorm hoort. Alleen een tekenbevoegde van de organisatie of een notaris mag de opgave doen.
KVK verwerkt een opgave doorgaans binnen enkele werkdagen. Je krijgt een bevestiging per e-mail en per brief. Ook de UBO zelf ontvangt bericht dat hij is ingeschreven.
Wijzigingen: binnen 7 dagen doorgeven
Wijzigingen in je UBO-gegevens moet je binnen zeven dagen doorgeven nadat ze geldig zijn geworden. Dat geldt beide kanten op: iemand die UBO wordt schrijf je in, en iemand die geen UBO meer is schrijf je binnen zeven dagen uit.
Denk aan situaties zoals een aandelenoverdracht, een nieuwe vennoot in de VOF, een bestuurswissel bij een stichting, een verhuizing van een UBO naar het buitenland, of een echtscheiding waarbij aandelen verschuiven. Je kunt voor het UBO-register géén wijziging met een toekomstige ingangsdatum doorgeven, dus je doet het achteraf, binnen die week.
Wie mag het UBO-register inzien in 2026?
Dit is het meest veranderde onderdeel. Het UBO-register was aanvankelijk openbaar, maar na een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie op 22 november 2022 is die openbare toegang gesloten. KVK opent de toegang sindsdien stap voor stap weer, in drie niveaus:
| Niveau | Wie | Welke gegevens |
|---|---|---|
| UBOB1 | Wwft-instellingen zoals registeraccountants, advocaten en trustkantoren, plus organisaties die hun eigen registratie willen inzien | Naam, geboortemaand en -jaar, woonland, nationaliteit, aard en omvang van het belang |
| UBOB2 | Banken, beleggingsondernemingen, levensverzekeraars, betaaldienstverleners en notarissen | Dezelfde set gegevens |
| UBOB3 | FIU en bevoegde autoriteiten zoals DNB, AFM, BFT, Belastingdienst, FIOD, politie en OM | Aanvullend: geboortedag, geboorteplaats en -land, woonadres en BSN |
Sinds het tweede kwartaal van 2026 kunnen geautoriseerde partijen weer digitaal gewaarmerkte UBO-uittreksels bestellen, via kvk.nl met eHerkenning of via een API. De autorisatie gaat per branche en wordt gefaseerd opengesteld. Op het moment van schrijven kunnen onder meer notarissen, banken, trustkantoren, levensverzekeraars met een DNB-vergunning en beleggingsondernemingen met een AFM-vergunning autorisatie aanvragen.
Kan mijn boekhouder het register raadplegen?
Eerlijk antwoord: op dit moment nog niet. KVK hanteert de eis dat een organisatie “objectief te herkennen” moet zijn, met een vergunning van of registratie bij een toezichthouder of een verplichte beroepsorganisatie. KVK stelt expliciet dat niet alle organisaties die Wwft-activiteiten uitvoeren toegang krijgen tot het UBO-register. Administratiekantoren en accountantskantoren staan nog niet op de lijst van branches die autorisatie kunnen aanvragen.
Praktisch betekent dat het volgende: heeft jouw boekhouder of adviseur een UBO-uittreksel nodig voor het cliëntenonderzoek, dan vraag jij dat uittreksel zelf op en deel je het met hem. Een gewaarmerkt UBO-uittreksel kost € 3,10 en is digitaal te downloaden. Je eigen UBO-gegevens bekijken via Mijn KVK is gratis.
De terugmeldplicht
Partijen met toegang tot het UBO-register hebben een wettelijke terugmeldplicht. Constateren zij dat gegevens niet kloppen, bijvoorbeeld een ontbrekende UBO, een onterecht geregistreerde persoon of een onjuiste omvang van het belang, dan moeten zij dat melden bij KVK. Die plicht geldt ook voor een uittreksel dat zij via de cliënt hebben gekregen.
Voor jou als ondernemer is dat vooral relevant om te weten dat een fout niet onopgemerkt blijft. Vraagt je bank of notaris een uittreksel op en klopt het niet met de werkelijkheid, dan komt die melding vanzelf bij KVK terecht.
Het aparte register voor trusts
Naast het UBO-register voor juridische entiteiten bestaat er een apart UBO-register voor trusts, fondsen voor gemene rekening en soortgelijke juridische constructies. Dat staat los van het Handelsregister en heeft een eigen website.
Registratieplichtig zijn trustees die in Nederland wonen of gevestigd zijn, en trustees van buiten de EU die namens de trust in Nederland een zakelijke relatie aangaan of onroerend goed kopen. Ook open en gesloten fondsen voor gemene rekening vallen eronder. De trustee doet de opgave en is zelf ook UBO. Ook hier geldt de termijn van zeven dagen.
Wat gebeurt er als je niet registreert?
Niet of niet op tijd registreren, of verkeerde informatie doorgeven, is verboden. Het toezicht ligt bij de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI) van het ministerie van Financiën. KVK noemt voor het niet inschrijven van UBO’s een boete van maximaal € 25.750.
Naast de boete zijn er praktische gevolgen die vaak eerder pijn doen. Banken, notarissen en verzekeraars doen verplicht cliëntenonderzoek. Ontbreekt je UBO-registratie, dan loopt het openen van een zakelijke rekening, het passeren van een akte of het afsluiten van een financiering vast. Dat merk je meestal op het slechtst mogelijke moment.
Wat verandert er met de nieuwe Europese regels?
Europa heeft een nieuw anti-witwaspakket aangenomen: de anti-witwasverordening (AMLR, Verordening 2024/1624), de nieuwe anti-witwasrichtlijn (AMLD6, Richtlijn 2024/1640) en de verordening die toezichthouder AMLA instelt. Volgens De Nederlandsche Bank treedt het nieuwe kader op 10 juli 2027 in werking.
Voor het UBO-register is vooral het begrip “legitiem belang” van belang. AMLD6 wijst categorieën aan die toegang krijgen, waaronder journalisten en maatschappelijke organisaties (categoriaal, zonder dat zij een band met de entiteit hoeven aan te tonen), en partijen die een zakelijke transactie willen aangaan (per geval beoordeeld). KVK toetst de aanvraag en geeft bij toekenning een certificaat voor drie jaar.
Vier fouten die wij het vaakst zien
- Stichtingen die denken geen UBO te hebben. Geen eigenaar betekent niet geen UBO. Dan zijn de bestuurders de UBO’s.
- Bestuurswissels die niet worden doorgegeven. Het Handelsregister wordt keurig bijgewerkt, het UBO-register vergeten. Beide moeten binnen een week.
- Alleen de holding registreren. Bij een holdingstructuur registreer je per entiteit, en je kijkt door de holding heen naar de persoon erachter. Zie boekhouding voor BV en holding.
- Het BSN afplakken op de kopie identiteitsbewijs. Voor de UBO-opgave moet het BSN juist zichtbaar zijn, want KVK controleert daarop. Dat is anders dan je gewend bent bij andere instanties.
Veelgestelde vragen over het UBO-register
Moet ik als ZZP’er met een eenmanszaak UBO’s registreren?
Nee. Eenmanszaken zijn uitgezonderd van de registratieplicht. Ook VvE’s, beursgenoteerde vennootschappen en verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid zonder onderneming hoeven niet te registreren.
Wanneer ben je UBO?
In de regel bij een belang van meer dan 25%: meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bij een BV, meer dan 25% eigendomsbelang bij een VOF of maatschap, of meer dan 25% van het stemrecht bij statutenwijziging van een stichting of vereniging. Heeft niemand zo’n belang, dan zijn de hoger leidinggevenden de UBO’s.
Is het UBO-register openbaar?
Nee. Sinds de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 22 november 2022 is de openbare toegang gesloten. KVK stelt de toegang stap voor stap weer open voor specifieke groepen, zoals Wwft-instellingen, banken, notarissen en bevoegde autoriteiten.
Heeft mijn boekhouder toegang tot het UBO-register?
Op dit moment nog niet. Administratiekantoren en accountantskantoren staan nog niet op de lijst van branches die bij KVK autorisatie kunnen aanvragen. Je kunt zelf een gewaarmerkt UBO-uittreksel bestellen voor € 3,10 en dat met je adviseur delen.
Hoe snel moet ik een wijziging doorgeven?
Binnen zeven dagen nadat de wijziging geldig is geworden. Dat geldt ook voor het uitschrijven van iemand die geen UBO meer is. Bij een bestuurswissel pas je eerst het Handelsregister aan en daarna het UBO-register.
Wat kost een UBO-uittreksel?
Een digitaal gewaarmerkt UBO-uittreksel kost € 3,10 en is 24 uur te downloaden. Je eigen UBO-gegevens inzien via Mijn KVK is gratis.
Wat is de boete als ik geen UBO registreer?
KVK noemt een boete van maximaal € 25.750. Het toezicht ligt bij de Dienst Financieel-Economische Integriteit van het ministerie van Financiën. Uitstel is wettelijk niet mogelijk.
Wie mag de UBO-opgave doen?
Een tekenbevoegde van de organisatie of een notaris. Je boekhouder kan de opgave dus niet namens jou indienen, maar wel voorbereiden en controleren of de opgave klopt met je statuten en aandeelhoudersregister.
Weet je zeker dat je UBO-registratie nog klopt?
Wij controleren bij de jaarafsluiting standaard of je UBO-opgave nog aansluit op je statuten, aandeelhoudersregister en bestuurssamenstelling. Zo kom je er niet bij een financieringsaanvraag of notariële akte achter dat er iets ontbreekt. Voor ondernemers in Den Haag en omgeving. Bekijk onze tarieven per rechtsvorm. Reactie binnen 24 uur, vaak dezelfde werkdag.