Werkkostenregeling 2026: vrije ruimte, vrijstellingen en de 80% eindheffing
Heb je personeel in dienst, of ben je DGA met een salaris uit je eigen BV? Dan heb je te maken met de werkkostenregeling (WKR). Via die regeling mag je een deel van je loonsom onbelast uitgeven aan je mensen: een kerstpakket, een cadeaubon, een personeelsfeest of een sportabonnement. Ga je over de grens heen, dan betaal je 80% eindheffing. Dat is een fors tarief, en het komt vaker voor dan ondernemers denken.
In dit artikel lees je precies hoe groot je vrije ruimte in 2026 is, welke vergoedingen er buiten vallen, wat de verhoogde kilometervergoeding voor je betekent en hoe je voorkomt dat je in het voorjaar van 2027 een onaangename afrekening krijgt. Alle bedragen komen rechtstreeks uit de publicaties van de Belastingdienst.
In het kort
- Vrije ruimte 2026: 2,00% over je fiscale loon tot en met € 400.000, en 1,18% over het bedrag daarboven. Gelijk aan 2025.
- Kom je erboven? Over het meerdere betaal je 80% eindheffing, volledig voor rekening van de werkgever.
- Gerichte vrijstellingen tellen niet mee. Reiskosten, studie, arbovoorzieningen en een laptop gaan niet ten koste van je vrije ruimte, mits je ze goed vastlegt.
- Nieuw in 2026: de onbelaste kilometervergoeding ging omhoog naar € 0,25, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
- Je vrije ruimte vervalt aan het eind van het jaar. Wat je in 2026 niet gebruikt, neem je niet mee naar 2027.
Wat is de werkkostenregeling precies?
Alles wat je aan een werknemer geeft is in principe loon, en over loon hoor je loonheffingen af te dragen. Een kerstpakket is dus strikt genomen belast. De werkkostenregeling is de uitzondering op die regel: je mag als werkgever zelf aanwijzen welke vergoedingen en verstrekkingen je onder de regeling brengt. Die vallen dan in je vrije ruimte en blijven onbelast voor je werknemer.
De vrije ruimte is een percentage van je totale fiscale loon, oftewel het loon waarover je loonbelasting en premie volksverzekeringen berekent. Hoe groter je loonsom, hoe meer je onbelast kunt uitgeven. Blijf je binnen de ruimte, dan betaalt niemand belasting over die uitgaven. Ga je erover, dan betaal jij als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Voor wie geldt de WKR, en voor wie niet?
De WKR geldt voor iedereen die loonheffingen inhoudt. In de praktijk zien we drie situaties bij onze klanten:
| Situatie | WKR van toepassing? | Toelichting |
|---|---|---|
| ZZP of eenmanszaak zonder personeel | Nee | Je bent geen werkgever en hebt dus geen vrije ruimte. Zakelijke kosten regel je via je winstaangifte. |
| Eenmanszaak, VOF of BV met personeel | Ja | Over het fiscale loon van je werknemers bouw je vrije ruimte op. |
| BV met alleen een DGA op de loonlijst | Ja | De DGA is werknemer. Ook over dat salaris ontstaat vrije ruimte, met een belangrijke kanttekening (zie de gebruikelijkheidstoets). |
Werk je als zelfstandige zonder personeel, dan is dit artikel vooral relevant als je overweegt om iemand aan te nemen. Twijfel je of iemand bij jou als zelfstandige of als werknemer werkt, lees dan ons artikel over de Wet DBA en schijnzelfstandigheid in 2026. Ben je nog aan het uitzoeken welke rechtsvorm bij je past, dan helpt het verschil tussen ZZP en eenmanszaak je verder.
Vrije ruimte 2026: 2,00% en 1,18%
De Belastingdienst stelt de vrije ruimte elk jaar opnieuw vast. Voor 2026 is die gelijk gebleven aan 2025:
| Jaar | Vrije ruimte tot en met € 400.000 fiscaal loon | Vrije ruimte boven € 400.000 |
|---|---|---|
| 2026 | 2,00% | 1,18% |
| 2025 | 2,00% | 1,18% |
Zit je met je loonsom boven de € 400.000, dan reken je met twee schijven. Over de eerste € 400.000 geldt 2,00%, en pas over het meerdere 1,18%. Een loonsom van € 525.000 geeft dus € 8.000 plus € 1.475, samen € 9.475 vrije ruimte.
Gerichte vrijstellingen: deze gaan niet van je vrije ruimte af
Dit is waar de meeste ruimte te winnen valt. Een aantal vergoedingen is gericht vrijgesteld. Die zijn onbelast en gaan niet ten koste van je vrije ruimte, mits je ze correct aanwijst en administreert. Je vrije ruimte houd je dan over voor de leuke dingen.
| Gerichte vrijstelling | Bedrag 2026 |
|---|---|
| Onbelaste kilometervergoeding | € 0,25 per kilometer |
| Thuiswerkvergoeding | € 2,45 per thuiswerkdag |
| Verhuiskostenvergoeding bij werk | € 7.750 |
| Korting op producten uit eigen bedrijf | 20%, maximaal € 500 per jaar |
| Extraterritoriale kosten (expatregeling) | 30% van het loon |
Daarnaast zijn onder meer vrijgesteld: vervoersbewijzen voor het openbaar vervoer, tijdelijk verblijf en maaltijden tijdens dienstreizen, cursussen en congressen, vakliteratuur, studie en opleiding, noodzakelijke gereedschappen, computers en mobiele telefoons, verplichte arbovoorzieningen zoals een ergonomische bureaustoel of beeldschermbril, en de verklaring omtrent het gedrag (VOG).
De kilometervergoeding ging in 2026 omhoog naar € 0,25
Dit is de belangrijkste wijziging van het jaar voor werkgevers. Het kabinet heeft de onbelaste kilometervergoeding verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. De staatssecretaris van Financiën heeft dit vooruitlopend op het Belastingplan 2027 goedgekeurd in een beleidsbesluit, dus je mag nu al € 0,25 onbelast vergoeden.
Heb je dit jaar € 0,23 of minder vergoed? Dan mag je de extra € 0,02 per kilometer alsnog onbelast nabetalen bij een volgende loonbetaling. Vergoedde je meer dan € 0,23 en merkte je het meerdere aan als belast loon, dan mag je je eerdere loonaangiften corrigeren. Betaalde je daar al 80% eindheffing over, dan verreken je die in een volgende aangifte.
Nihilwaarderingen en normbedragen op de werkplek
Naast gerichte vrijstellingen bestaan er nihilwaarderingen. Dat zijn voorzieningen op de werkplek die op € 0 worden gewaardeerd en dus ook niet drukken op je vrije ruimte. Denk aan het bureau, de kopieermachine, de koffie, thee en het fruit op kantoor, ter beschikking gestelde werkkleding en de inrichting van de werkruimte thuis.
Voor een paar voorzieningen gelden vaste normbedragen die je wel bij het loon telt of in de vrije ruimte stopt:
| Voorziening | Normbedrag 2026 | Normbedrag 2025 |
|---|---|---|
| Maaltijd in de bedrijfskantine (per ontbijt, lunch of diner) | € 4,05 | € 3,95 |
| Huisvesting en inwoning op de werkplek (per dag) | € 7,00 | € 6,80 |
Een broodje van de kantine kost je dus niet de werkelijke inkoopprijs aan vrije ruimte, maar het normbedrag van € 4,05 min de eventuele eigen bijdrage van de werknemer.
Aanwijzen: de stap die het vaakst vergeten wordt
Een vergoeding valt niet automatisch in de vrije ruimte. Je moet hem aanwijzen als eindheffingsloon. In de praktijk doe je dat door de post in je loonadministratie als zodanig te boeken, uiterlijk op het moment dat je hem vergoedt of verstrekt. Gebeurt dat niet, dan is het gewoon belast loon voor je werknemer en betaalt hij er loonheffing over. Dat is precies het soort correctie dat je bij een controle achteraf niet meer kunt repareren.
Zo werkt het aanwijzen in de praktijk
Is het een gerichte vrijstelling, een nihilwaardering, een normbedrag of echt vrije ruimte? Alleen de laatste categorie drukt op je 2,00%.
Leg per uitgave vast dat je hem als eindheffingsloon aanwijst. Doe dit uiterlijk bij het vergoeden of verstrekken, niet pas bij de jaarafsluiting.
Voor de WKR reken je met het bedrag inclusief btw. Reken je met bedragen exclusief btw, dan onderschat je je verbruik met 21% en loop je onbedoeld tegen de grens aan.
Een simpele lijst met datum, bedrag inclusief btw, categorie en het restant aan vrije ruimte is genoeg. Zo weet je in oktober al of je ruimte overhoudt of tekortkomt.
De gebruikelijkheidstoets en de grens van € 2.400
Je mag niet onbeperkt loon omzetten in onbelaste vergoedingen. De vergoedingen die je aanwijst mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst vergelijkt daarbij met andere werknemers bij jou, met collega’s in dezelfde functiecategorie en met werknemers bij andere werkgevers.
Om discussie te voorkomen hanteert de Belastingdienst een doelmatigheidsgrens: vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt zij als gebruikelijk. Blijf je daaronder, dan hoef je in de regel niets te onderbouwen.
Kerstpakket, personeelsfeest en cadeaubon
Het najaar is het moment waarop deze vraag bij ons binnenkomt. De hoofdregel is simpel: een kerstpakket, een cadeaubon en een bloemetje bij een jubileum zijn geen gerichte vrijstelling. Ze gaan gewoon ten laste van je vrije ruimte, tegen de waarde inclusief btw.
Bij een personeelsfeest maakt de locatie het verschil. Vier je het op je eigen werkplek, dan vallen de consumpties onder de nihilwaardering voor consumpties op de werkplek en kost het je niets aan vrije ruimte. Huur je een externe locatie af, dan komt de hele rekening inclusief eten, drinken en zaalhuur in je vrije ruimte terecht.
Wat gebeurt er als je over de vrije ruimte gaat?
Over het bedrag boven je vrije ruimte betaal je 80% eindheffing. Die eindheffing komt volledig voor rekening van de werkgever en is niet verhaalbaar op de werknemer. Voor de vennootschapsbelasting is de eindheffing wel een zakelijke kostenpost, net als de onderliggende uitgave zelf.
Concernregeling: vrije ruimte samenvoegen
Heb je meerdere BV’s met personeel, bijvoorbeeld een holding met een of meer werkmaatschappijen, dan mag je de eindheffing op concernniveau berekenen. Je telt het fiscale loon van alle inhoudingsplichtigen bij elkaar op en berekent daarover één collectieve vrije ruimte. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon betaalt de eventuele eindheffing.
Belangrijk detail: bij de concernregeling pas je de schijf van € 400.000 één keer toe op het totaal, niet per BV. Of de regeling voordelig uitpakt verschilt per situatie. Zit één BV ruim onder haar vrije ruimte en een andere er ruim boven, dan levert samenvoegen meestal winst op. Wij rekenen dit standaard door voor onze klanten met een BV of holdingstructuur.
Wanneer moet je afrekenen?
De eindheffing over 2026 reken je af in je aangifte loonheffingen. Dat mag uiterlijk in de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van 2027, dus over februari bij een maandaangifte. Op datzelfde moment beslis je definitief of je voor 2026 de concernregeling toepast. Die keuze kun je daarna niet meer herzien.
In de praktijk betekent dit dat je uiterlijk in januari 2027 je WKR-overzicht over 2026 rond moet hebben. Wacht je tot de aangifte vennootschapsbelasting, dan ben je te laat.
Vier fouten die wij het vaakst tegenkomen
- Rekenen met bedragen exclusief btw. Voor de WKR geldt de waarde inclusief btw. Dit alleen al scheelt 21% en zorgt regelmatig voor een onverwachte overschrijding.
- Gerichte vrijstellingen in de vrije ruimte boeken. Reiskosten, opleidingen en een laptop horen daar niet. Wie dit fout boekt, verbruikt vrije ruimte die hij niet hoeft te verbruiken.
- Pas in december kijken. Dan is er geen tijd meer om bij te sturen, terwijl je in september nog kunt schuiven tussen categorieën of een uitgave doorschuiven naar januari.
- De thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding op dezelfde dag combineren. Voor dezelfde dag kies je er in beginsel één. Beide onbelast geven voor dezelfde werkdag gaat niet.
Zie je door de bomen het bos niet meer? Dat is begrijpelijk. Wij nemen de WKR standaard mee in onze salarisadministratie, zodat je gedurende het jaar weet waar je staat. Ook binnen onze reguliere boekhouding en administratie houden we je vrije ruimte in de gaten.
Veelgestelde vragen over de werkkostenregeling
Hoe groot is de vrije ruimte in 2026?
De vrije ruimte bedraagt in 2026 2,00% van je totale fiscale loon tot en met € 400.000, en 1,18% over het bedrag daarboven. Dat is gelijk aan 2025. Bij een loonsom van € 300.000 heb je dus € 6.000 vrije ruimte.
Wat kost het als ik over mijn vrije ruimte ga?
Over het bedrag boven je vrije ruimte betaal je 80% eindheffing. Die betaal je als werkgever zelf, je kunt hem niet op je werknemer verhalen. Een overschrijding van € 1.000 kost je dus € 800 aan eindheffing.
Valt een kerstpakket onder de vrije ruimte?
Ja. Een kerstpakket is geen gerichte vrijstelling en gaat ten laste van je vrije ruimte, tegen de waarde inclusief btw. Hetzelfde geldt voor cadeaubonnen en een sportabonnement.
Geldt de WKR ook voor mij als ZZP’er?
Nee, niet als je geen personeel hebt. Je bent dan geen inhoudingsplichtige en bouwt geen vrije ruimte op. Werk je vanuit een BV en keer je jezelf salaris uit, dan ben je wel werknemer en geldt de WKR wel.
Hoeveel mag ik per werknemer onbelast vergoeden?
Er geldt geen hard maximum per werknemer, maar wel de gebruikelijkheidstoets. Vergoedingen tot in totaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. Daarboven moet je kunnen onderbouwen dat het past bij vergelijkbare situaties.
Kan ik onbenutte vrije ruimte meenemen naar volgend jaar?
Nee. De vrije ruimte geldt per kalenderjaar en vervalt op 31 december. Wat je in 2026 niet gebruikt, ben je kwijt. Daarom loont het om in het najaar te kijken of je nog ruimte hebt.
Is de kilometervergoeding in 2026 echt € 0,25?
Ja. De onbelaste kilometervergoeding is verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Je mag de extra € 0,02 per kilometer alsnog onbelast nabetalen aan je werknemers.
Moet ik de eindheffing per BV of per concern berekenen?
Dat mag je zelf kiezen, per jaar. Bij de concernregeling tel je het fiscale loon van alle BV’s op en bereken je één collectieve vrije ruimte, waarbij de schijf van € 400.000 maar één keer telt. Je maakt die keuze uiterlijk bij de aangifte over het tweede tijdvak van 2027.
Weet jij hoeveel vrije ruimte je nog over hebt?
Wij houden de werkkostenregeling het hele jaar bij binnen de salarisadministratie, zodat je in het najaar nog kunt bijsturen in plaats van in februari een rekening te krijgen. Voor werkgevers in Den Haag en omgeving. Bekijk onze tarieven per rechtsvorm. Reactie binnen 24 uur, vaak dezelfde werkdag.